Đối với việc ghi chép (Nhật ký) hay cập nhật hiện trạng hoặc thông tin trạng thái của Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi... tại ứng dụng Xác thực, bạn cần thực hiện qua các bước dưới đây, cũng như nắm được các yêu cầu của ứng dụng để đáp ứng theo tiêu chí chung.

Tiêu chí chung áp dụng cho các nhà sản xuất, nhà cung cấp:
* Truyền tải được thông tin hiện trạng trong quá trình hình thành, phát triển tại thời một mốc thời gian nhất định. (Đối với ứng dụng Xác thực, thời gian và vị trí được tự động lưu lại khi bạn thực hiện)
- Nội dung nhật ký có thể cung cấp thêm mô tả hay ghi chú để diễn giải hiện trạng rõ hơn.
- Hình ảnh ghi lại hiện trạng hay trạng thái là hình ảnh chụp sống trực tiếp từ Camera của thiết bị (không chỉnh sửa), tối đa 03 hình ảnh/lần ghi.
- Có thể đính kèm liên kết Video từ hệ thống Youtube, Video có thể liên kết là những Video chứng minh thêm về quá trình hình thành, phát triển của Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi... được cụ thể hóa (Ưu tiên các liên kết video đã được phát trực tiếp).

Để tiến hành ghi chép nhật ký, trước tiên bạn cần chọn một trong hai cách thức để tiến hành.
Cách thức 1: Chọn sản phẩm, cây trồng, vật nuôi... từ danh sách của ứng dụng (phù hợp với số lượng sản phẩm, cây trồng, vật nuôi... với số lượng thấp, ta có thể tìm chọn dễ dàng, nhưng nếu ta có hàng trăm mã Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi... thì để tìm chọn sẽ rất khó khăn.
Cách thức 2: Truy xuất để  ghi chép nhật ký nhanh từ chính mã QR Code được gắn in trên tem, thẻ... đính kèm với từng Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi. Cách thức này vừa truy xuất được nhanh và còn chính xác. Vì vậy khuyến cáo với các nhà Sản xuất, nhà cung câp nên đặt in mã QR Code để gắn mã, tạo hồ sơ cho Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi theo kèm, mỗi khi phát sinh.

Các bước tiến hành Cách thức 1 như sau:
Bước 1:
Ở trạng thái ứng dụng đã được đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ, từ Chuyên mục chính bạn chọn mục (Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi...)

Bước 2:
- Ứng dụng chuyển tới màn hình danh sách Sản phẩm, bạn cần chọn một Sản phẩm

Bước 3:
- Ở màn hình 03, là màn hình chi tiết thông tin Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi.... Bạn chọn sang tab 'Nhật ký' 

Bước 4:
Nhấn 'Hiện trạng Cây trồng hôm nay?', Ứng dụng sẽ chuyển tới màn hình soạn thảo

Bước 5:
Khi ứng dụng chuyển tới màn hình để để ghi nhật ký, các mục được đánh dấu cụ thể như sau: 
a; Nút nhấn gửi khi bạn đã chọn nhập một trong các thông tin đầu vào (mô tả, hình ảnh, chèn video).
b; Ô soạn thảo nội dung mô tả hay ghi chú hiện trạng.
c; Nút nhấn để chọn đính kèm liên kết video từ Youtube
d; Nút nhấn để chụp hình ảnh từ Camera trực tiếp (Có thể chọn 3 hình ảnh ở góc độ khác nhau).

Bước 6:
Nhấn nút gửi (a) và Chờ thông báo kết quả thành công từ hệ thống.

Các bước tiến hành Cách thức 2 như sau:
Bước 1:
Ở trạng thái ứng dụng đã được đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ, từ Chuyên mục chính bạn chọn mục (Nhật ký)

Bước 2: 
Di chuyển màn hình chờ quét mã tới mã QR Code gắn với Sản phẩm, Cây trồng, Vật nuôi....

Bước 3:
Kết quả từ màn hình quét nhận được nếu hợp lệ màn hình sẽ chuyển tới phần soạn thảo
Bạn tiến hành thực hiện theo từ Bước 4 của Cách thức 1.

Các nhật ký được ghi chép thành công sẽ được hiện thị theo dữ liệu truy xuất các mã QR Code theo dạng dòng thời gian thực hiện.